A distanza di due anni dalla pubblicazione della nuova edizione della norma ISO 9001:2015, pubblico questo articolo redatto da una professionista esperta in Sistemi di Gestione, volendo sfatare il mito che certificare un Sistema Qualità sia solo un costo per le Piccole e Media Imprese.

Il Sistema Qualità come strumento strategico fondamentale per avere un futuro imprenditoriale

(a cura di Lucia Profumo)

Si sente spesso affermare che la nuova edizione della ISO 9001:2015 sui Sistemi di Gestione per la Qualità sia adatta alle grandi aziende, quelle con un’organizzazione definita e strutturata e non lo sia invece per quelle medio-piccole che, pur consapevoli dell’utilità di mettere sotto controllo la produzione, faticano a mettere su carta il processo ed modo in cui prendono le decisioni.

Ho avuto la fortuna di fare molteplici esperienze professionali, confrontandomi con realtà multinazionali così come con piccole e micro imprese; ora farò un’affermazione forte, ma proprio in virtù di ciò che ho appreso, dico che

questa edizione della norma è particolarmente UTILE e STRETEGICA per le Piccole e le Medie Imprese.

Seguitemi e vi racconterò il perché:

A norma dell’articolo 2 dell’allegato della raccomandazione 2003/361/CE, per PMI intendiamo “la categoria delle microimprese, delle piccole imprese e delle medie imprese, costituita da imprese con meno di 250 occupati, il cui fatturato annuo non supera i 50 milioni di euro oppure il cui totale di bilancio annuo non supera i 43 milioni di euro”.

Qual è l’impatto di questa definizione per il nostro Paese? In Italia le imprese che ricadono nella definizione di PMI ricoprono il 95% delle imprese totali.

Quali sono i tratti dominanti delle PMI?

1. Centralità dell’imprenditore e stretto legame tra famiglia e impresa. Anche se presente un organigramma, i processi decisionali sono molto diretti e informali. Le consuetudini hanno la meglio sulle procedure codificate e spesso nella quotidianità i ruoli e le responsabilità delle varie funzioni aziendali si mischiano un po’ tra di loro.
2. Ambiti operativi “ristretti” per prodotti/servizi realizzati e offerti, segmenti di mercato di riferimento, aree geografiche servite, accentramento dei processi di produzione.

Questo tipo di imprese sono sì caratterizzate da punti di forza quali:

• rapidità decisionale
• flessibilità
• motivazione e coesione delle risorse
• rapidità nella comunicazione interna

D’altro canto presentano contestualmente dei punti di debolezza importanti:

• superficialità delle analisi propedeutiche alle decisioni
• scarso ricorso a strumenti e modelli di controllo
• scarsa programmazione
• confusione nei ruoli
• attenzione prevalente centrata sull’operatività a scapito di una visione strategica.

Queste debolezze sono veri e propri talloni d’Achille, ovvero presentano una vulnerabilità dell’impresa e spesso ostacolano lo sviluppo, cioè permettono all’azienda di “galleggiare” anziché ottenere risultati economici in linea allo sforzo prodotto.

Proprio qui si inserisce il valore della norma ISO 9001:2015. Questa norma, al di là del burocratese, contiene degli strumenti fondamentali per ridurre la vulnerabilità.

Quali sono gli strumenti d’aiuto inseriti nella ISO 9001:2015?

Tra le principali novità della edizione 2015 della norma troviamo l’“analisi del contesto”: questa attività ha un impatto dirompente che può suscitare interessanti spunti di ragionamento e di confronto per l’imprenditore e i suoi collaboratori. Contribuisce alla creazione dello scenario concreto e reale nel quale si opera e mette al riparo da sorprese ed esclamazioni tipo “se l’avessimo saputo prima…”

In che modo?

La messa in campo di questa attività di analisi strategica consente anzitutto di evidenziare e valutare in modo sistematico i fattori di rischio nella gestione aziendale. Avere sempre presente dove possono esserci insidie garantisce un livello di attenzione più elevato e la messa in atto di comportamenti di verifica.

Altro strumento importante è costituito dai rapporti con gli stakeholder, ovvero dall’attenzione da prestare a tutti coloro che, in modo diretto o indiretto, possono avere “interesse” all’attività dell’azienda. La domanda che dovremmo porci è: “quali sono le istanze, i vantaggi e gli svantaggi che si potrebbero generare dal trascurare queste relazioni?” Conoscere in anticipo permette all’imprenditore di evitare di dover correre ai ripari e a volte, costituisce un vantaggio rispetto alla concorrenza.

Comunicazione e outsourcing sono altri strumenti a cui questa norma ha riservato particolare importanza, ma come si traduce nella concretezza aziendale tutto ciò? L’analisi dei processi di produzione, il grado di integrazione tra di loro e con il territorio in termini di redditività e/o economicità sono solo alcune delle opportunità che potrebbero scaturire da questa sessione di lavoro. Scarti e difformità sono figli della disattenzione oppure sono il prodotto di processi definiti e controllati?

Questa nuova impostazione della norma e della sua applicazione permette dunque una focalizzazione sugli aspetti spesso inesplorati in via preventiva e affrontati solo in caso di emergenza, quindi quando il danno è già stato fatto!

E allora…

“saper fare” non basta senza una pianificazione strategica

Proprio attraverso gli strumenti di aiuto che ci offre la nuova versione della norma ISO 9001, l’implementazione di un Sistema di Gestione per la Qualità si sta rivelando un ottimo strumento di crescita per tutte quelle piccole-medie imprese che hanno fatto la loro fortuna sul “saper fare”, rendendosi conto ora che la competenza operativa non è più sufficiente, se non fortificata da ragionamenti molto più ampi che aiutano a capire quanto questa competenza sia richiesta, da chi, a quale prezzo e condizioni, quali competitor rappresentano una minaccia e in che modo, ecc. Guardare avanti per garantire la continuità aziendale, il futuro, significa anzitutto innovare!

E questo non riguarda  solo gli impianti e le attrezzatura: innovare significa in primis avere modelli di gestione e competenze coerenti con le richieste attuali, essere al passo con il tempo nel quale si fanno gli affari; solo così si possono cogliere le opportunità prima degli altri.

Queste sono le ragioni che mi portano ad affermare che

il Sistema Qualità è uno strumento strategico fondamentale per avere un futuro imprenditoriale

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Se ancora non sei convinto o non sai come procedere lascia un commento e contattami, potrò illustrarti le fasi di una semplice ma efficace analisi del contesto e scoprirai che forza può avere un Sistema di Gestione per la Qualità nel tuo business.

Ti aspetto.