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AUDIT AI FORNITORI

Garantire imparzialità e risparmiare tempo e denaro: un servizio da specialisti

Qualsiasi cosa un’azienda produca e immetta sul mercato deve necessariamente rispondere a requisiti specifici, cogenti e non, e deve anche garantire continuità ovvero standardizzazione della catena di fornitura.  Per questa ragione le aziende devono pianificare interventi che consentano loro di qualificare e monitorare (sorveglianza, dice la norma) nel tempo, i propri fornitori di materie prime, di semilavorati, di prodotti accessori;la finalità è quella di prevenire qualsiasi problematica possa compromettere la qualità e le caratteristiche del prodotto a proprio marchio presente nel mercato.

Tutela del proprio brand

Cosa accade quando un cliente trova scadente la qualità di un prodotto, oppure ne rileva un malfunzionamento o peggio, riscontra una difformità alle promesse fatte? Succede che il reclamo o l’istanza arrivano direttamente all’azienda che ha venduto quel prodotto sul mercato, ovvero l’azienda che ha posto il proprio marchio – il brand – sulla confezione in vendita.

Nessun consumatore si pone il problema o il dubbio se il motivo o l’origine della non conformità riscontrata sia causata da fornitori terzi di singoli ingredienti e/o da componenti il prodotto o addirittura da produttori del prodotto stesso al quale è stato poi applicato il brand/marchio del committente privato (pensiamo per esempio a tutti i prodotti a marchio delle varie catene della Grande Distribuzione Organizzata – GDO)…per il cliente il responsabile è l’azienda venditrice!

Come prevenire dunque tutto questo? Gli audit ai fornitori rappresentano uno tra i più importanti strumenti da adottare per mantenere costante il valore del proprio posizionamento in termini di garanzia della qualità.

Non parlo qui di mera valutazione documentale o dichiarazioni rilasciate autonomamente dal fornitore, faccio riferimento ad un vero e proprio processo di monitoraggio e governo delle difformità.

Come scegliere un auditor

Già in un precedente articolo, ho avuto modo di esprimere alcune considerazioni su come “gestire la sicurezza alimentare non è cosa per tutti”, lo stesso concetto può essere trasferito a qualsiasi settore e prodotto.

Un Auditor è un professionista competente delle tecniche di audit, delle principali normative, cogenti e volontarie; conosce le ricadute rispetto al settore e al prodotto oggetto di ispezione conseguente all’applicazione della normativa specifica; ha maturato esperienza in attività ispettive similari, prima in affiancamento a auditor esperti e poi in autonomia.

E questi sono aspetti da “curriculum”, indispensabili perché l’Auditor sia competente e metta in campo una significativa capacità di pianificare l’audit in modo coerente alla realtà da ispezionare, sappia trasmettere, con sufficiente chiarezza e sintesi, i risultati della visita ispettiva, sia capace di scrivere un report dove emergono le criticità e i punti di forza del caso esaminato.

Come abbiamo appena visto il processo di audit è potente e fondamentale per la tutela della reputazione di un’azienda. Nella pratica risulta invece un processo sottotono, percepito come “dovere burocratico” e pertanto dagli effetti limitati.

Perchè?

Le risposte più comuni che ho raccolto in questi anni possono essere riassunte in tre macro categorie: la prima attiene alla mancanza di personale qualificato, oppure – ed ecco la seconda – se il personale qualificato è presente in azienda, non c’è il tempo da dedicare al processo per intero, si procede a singhiozzo. La terza macro causa è imputabile alla distanza, ovvero, soprattutto se i fornitori sono distanti, magari all’estero, è d’obbligo il tempo per la trasferta del personale interno, e quindi l’assenza per più giorni dal lavoro…e così via. In realtà quello che a mio parere emerge è la non percezione del valore del processo, l’audit non è percepito come influente sulla catena del valore per l’azienda.

Infatti, se così non fosse, avremmo un forte ricorso ai servizi di audit esterni. Non solo, questa esternalizzazione non sarebbe percepita come un costo ma come un “investimento in reputazione”.

Quali sono i vantaggi di questo investimento all’esterno?

 

Sfatiamo una credenza: “il consulente rappresenta un costo aggiuntivo mentre il dipendente è già pagato”. Siamo certi che sia proprio così? Proviamo ad uscire dalla generalizzazione e facciamolo in modo schematico.

  1. Competenza e continuità: gli auditor devono garantire competenza specifica nella conoscenza delle tecniche di audit, del settore, dei prodotti e dei processi oggetto di ispezione. Affidare a un auditor esterno le verifiche ispettive per la propria azienda, può avere una importante ricaduta sul patrimonio delle conoscenze aziendali e, da ultimo, indirizzare le scelte di investimento per il futuro del business.
  2. Imparzialità: da non sottovalutare l’estraneità dell’ auditor ai condizionamenti e alle dinamiche intrinseche in ogni organizzazione; è questa una possibilità per garantire imparzialità di giudizio nella valutazione del fornitore. Scelte differenti potranno comunque essere effettuate dall’azienda committente avendo però ben chiaro impatti e ricadute.
  3. Standardizzazione del processo: Affidare a professionisti esterni la gestione degli audit ai fornitori significa adottare un metodo di valutazione univoco su tutti i fornitori. In questo modo il benchmark risulta più facile e meno soggettivo. Non trascuriamo una importante ricaduta sull’efficacia dei processi decisionali.
  4. Ottimizzazione dei tempi: Ogni audit a fornitore è un processo di lavoro con tappe definite: la definizione di piano coerente con la realtà aziendale da ispezionare, l’esecuzione della verifica presso il fornitore e la redazione di un rapporto di audit. L’intero processo è organizzato e gestito in autonomia, all’esterno, senza alcun impatto sulla struttura interna, a questo punto libera da ulteriori carichi.
  5. Budget definito: delegare a un soggetto esterno unico l’esecuzione degli audit di qualifica e sorveglianza del parco fornitori consente, grazie alla contrattazione iniziale dei tempi di esecuzione e dei costi, di definire un budget certo e dedicato. Le sorprese economiche  – lievitazione dei costi – dovute ad eventuali ritardi, trasferte o intoppi di qualsiasi natura non ricadono più sull’azienda committente.

Come scegliere il professionista?

Competenza, fiducia, stima, reputazione del professionista… questi sono gli indicatori fondamentali per operare una scelta di garanzia. Certo ma chi garantisce?

Opero su questo mercato da oltre 20 anni (vedi il mio profilo cliccando qui) sia in modo diretto come auditor sia attraverso una rete di collaborazioni che mi ha visto lavorare con molte società e tanti bravi specialisti; conosco chi e come opera nei settori merceologici e con quali standard di riferimento oggetto di audit.

Oggi ho arricchito il servizio che do ai miei clienti con questa speciale consulenza: quali criteri adottare per la scelta di un professionista?

Ti invito a contattarmiscoprirai, senza impegno, le opportunità e i vantaggi di questo speciale servizio. Ottimizzerai tempi e costi nell’operare la scelta di valutazione del tuo parco fornitori. Avrai benefici e potrai constatare immediatamente cosa significa operare in regime di “sicurezza”, su chi poter fare affidamento.

Scrivimi e lasciami il tuo contatto, sarai richiamato, potrai farmi tutte le domande che vuoi e se lo riterrai utile concordare un appuntamento con me.

ti aspetto.

 

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